Wir treffen uns dann im Netz: Virtuelle Meetings für alle

Egal, ob es draußen stürmt und schneit, ein lauer Frühlingsregen runter prasselt oder die ersten wirklich warmen Sonnenstrahlen sich ihren Weg in unsere Winter geplagten Gemüter bahnen – ein virtuelles Meeting geht fast immer. Doch gilt das auch für blinde und sehbehinderte Menschen? Was Sie beitragen können, damit es das tut, damit beschäftigen wir uns in unserer heutigen April-Ausgabe des Digitalen Dienstag!

Der Weg zum Schreibtisch ist nicht weit, Kuschelsocken und Pyjamahose sind schnell diskret darunter verborgen. Ein Platz am Schoß oder in der Hand für Laptop oder Handy findet sich im Zweifelsfall immer. Ein Schnupfen, der auskuriert, das Kind, das beschäftigt, oder der Hund, der ausgeführt werden will – alles kein Hindernis. Da gibt es keine Ausrede, da kann der April machen, was er will. Eine kleines Familientreffen hier, eine geschichtsträchtige internationale Konferenz da: spätestens seit Aufkommen von Lockdowns und Homeoffice als Massenphänomen kann sich kaum jemand mehr den Reizen des Internet als Treffpunkt entziehen.

Scheinbar schwellenlos

So abseits des physischen Raums, der gebauten Strukturen, der betonierten Hürden und der in Stein gemeißelten Baugesetze könnte man fast meinen, wir hätten es hier endlich mit einer Situation zu tun, wo uns Barrieren nicht weiter beschäftigen. Und teilweise stimmt das schon: Wenn wir nicht wollen, müssen wir uns für ein virtuelles Treffen nicht einmal aus den vertrauten eigenen vier Wänden hinaus bewegen. Alle kleineren und größeren Strapazen, die wir dafür in Kauf nehmen müssten, fallen plötzlich weg. Aber – Sie werden es sich schon denken – so einfach ist die Sache nun auch wieder nicht. Wo bauliche Barrieren verschwinden, tauchen digitale auf. Das beginnt schon lange bevor man überhaupt im virtuellen Besprechungszimmer sitzt, denn auch digitale Wege können beschwerlich sein. Ob es der Internetzugang, das passende Gerät, das technische Können oder die Zugänglichkeit der Anwendung ist – die Möglichkeiten, woran man scheitern kann, sind zahlreich.

Hoffnungsfrohe Frühlingsperspektive

Doch auf die Hürden wollen wir heute ausnahmsweise nicht näher eingehen. Im Gegenteil, wir widmen uns der Frage, wie das Treffen im virtuellen Raum, wenn man es einmal bis dorthin geschafft hat, für alle Beteiligten ein Erfolgserlebnis werden kann. Auch die Frage, welche Plattformen besser oder schlechter zugänglich sind, wollen wir dabei einmal außen vor lassen. Da gibt es Unterschiede, teilweise sogar ganz beträchtliche. Für das, was wir heute ergründen wollen, gehen wir aber einmal davon aus, dass wir es mit einer zu tun haben, die grundsätzlich gut barrierefrei nutzbar ist. Denn auch, wenn diese Grundvoraussetzung gegeben ist, kann man sich nicht automatisch zurücklehnen, den Dingen ihren Lauf lassen und sich sicher sein, dass der Inklusionsfaktor schon gegeben sein wird.

Auf Knopfdruck im Besprechungsraum

Google Meet, GoTo Meeting, Microsoft Teams, Webex Meetings, Zoom und wie sie alle heißen – allen ist gemeinsam, dass es meist mehrere Möglichkeiten gibt, an einer Sitzung teilzunehmen. Am besten ist es, wenn man ein Gerät mit Internetverbindung nutzt, denn dann sind meist alle Funktionen verfügbar. In einer Einladung zu einem virtuellen Meeting finden Sie dafür einen Link, der direkt zur Besprechung führt. Manchmal wird dort auch ein Passwort angegeben, das Sie brauchen, um nach Aufrufen des Zugangslinks Zutritt zu dem Meeting zu erhalten.

Bei den meisten Plattformen müssen Sie einmalig eine kostenlose Software auf Ihrem Gerät installieren, um an Besprechungen teilnehmen zu können. Wenn Sie sie noch nicht installiert haben, sollten Sie beim Aufrufen des Links automatisch eine Möglichkeit zum Herunterladen der passenden Software angeboten bekommen. Teilweise geht es auch ohne Software am Gerät, indem Sie direkt über den Webbrowser einsteigen. Das führt aber mitunter zu einer deutlich instabileren Verbindung und es stehen dann manchmal auch nicht alle Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Nach Aufrufen des Zugangslinks können Sie Ihren Namen, mit dem Sie in der Besprechung aufscheinen wollen, eintragen. Hier sollten Sie einen Namen wählen, an dem man Sie eindeutig erkennt. Je nachdem, mit wem Sie sich treffen, können Sie z.B. nur Ihren Vornamen, den Vor- und Nachnamen oder auch zusätzlich die Bezeichnung der Organisation, die Sie vertreten, angeben.

Manchmal ist es nicht möglich, an einem Online-Meeting auch wirklich „online“ teilzunehmen. Das kann zum Beispiel passieren, wenn es Probleme mit der Internetverbindung gibt oder man gerade gar keine in der Nähe hat. Oder wenn kein Gerät zur Verfügung steht, mit dem man die Internetverbindung nutzen könnte. Oder – traurig, aber wahr – wenn die online Anwendung nicht barrierefrei nutzbar ist. Für solche Fälle gibt es fast immer die Möglichkeit, sich per Telefon zuzuschalten. Oft werden die Telefonnummern dafür mit dem Zugangslink verschickt. Wenn Sie dort keine finden, wenden Sie sich am besten an den:die Organisator:in des Meetings. Beim Teilnehmen per Telefon stehen Ihnen zwar nicht alle Funktionen zur Verfügung, aber immerhin können Sie der Diskussion folgen und daran teilnehmen.

Basisfunktionen einer jeden Online-Sitzung

Für erfahrene Online-Sitzer:innen wird das jetzt nicht neu sein. Dennoch, eine kleine Checkliste, welche Möglichkeiten Sie in fast jeder virtuellen Besprechung unabhängig von der Plattform vorfinden sollten, kann nicht schaden – nicht zuletzt um danach zu suchen, wenn Sie es mit einer für Sie neuen Anwendung zu tun haben und sich rasch darin orientieren wollen.

Wenn Sie an einer Online-Konferenz per Telefon teilnehmen, können Sie nur die Audiofunktion nutzen – da gibt es dann, zumindest für Sie, keinen Unterschied zu einer klassischen Telefonkonferenz. Wenn Sie über die App auf Ihrem Smartphone oder Computer oder auch direkt im Webbrowser teilnehmen, haben Sie fast immer bestimmte Basisfunktionen zur Verfügung: Audio, Video, Bildschirmübertragung, Chat, Reaktionen.
Diese Funktionen können Sie über Schaltflächen am Bildschirm bedienen. Meist gibt es aber auch Tastaturkürzel dafür.

Sie können bei jeder Videokonferenz einstellen, ob man Sie hören und sehen kann, indem Sie Mikrofon und Kamera unabhängig voneinander ein- und ausschalten. Die Bildschirmübertragung wird üblicherweise genutzt, um Unterlagen zum Mitlesen zu „projizieren“ – also zum Beispiel eine Präsentation oder ein Dokument, in dem gemeinsam gearbeitet wird. Auch was die Barrierefreiheit betrifft, ist die Bildschirmübertragung fast eins zu eins mit einer „echten“ Präsentation bei einer physischen Sitzung gleichzusetzen: Man kann sie sehen – nicht mehr und nicht weniger. Damit man das, was gezeigt wird, besonders gut sieht, hat man ein paar mehr Möglichkeiten als in einem Sitzungssaal. Zum Beispiel können Sie beliebig nahe zum Bildschirm gehen oder Ihre Vergrößerungssoftware und gewohnte Bildschirmeinstellungen nutzen. Die Inhalte lassen sich aber nicht mit dem Screenreader auslesen. Im Chat kann man sich schriftlich austauschen. Oft – aber nicht immer – können Sie hier bei jeder Nachricht wählen, ob Sie an alle oder „privat“ an nur eine Person schreiben. Die „Reaktionen“ dienen dazu, dass Sie sich einbringen können ohne gleich eine Wortmeldung abzugeben. Die häufigste solche Reaktion, die Sie fast immer finden werden, ist das „Handheben“, mit dem Sie darauf aufmerksam machen können, dass Sie etwas sagen möchten.

Mitmachen und Nachhören

Schon mit den Basisfunktionen ist in Videokonferenzen einiges an Interaktion über das bloße „miteinander Sprechen“ hinaus möglich. Mit Chat und Handheben können z.B. Abstimmungen gemacht werden, Sie können im Chat zwischendurch kurze Kommentare „abwerfen“ oder mit der Reaktionen-Funktion applaudieren, Ihre Zustimmung ausdrücken und vieles mehr. Manche Organisator:innen nutzen aber auch zusätzliche Funktionen, um ihr Publikum besonders aktiv einzubinden. Dafür gibt es dann zum Beispiel Umfragetools, mit denen allen Teilnehmenden eine Frage und mögliche Antwortmöglichkeiten zur Auswahl angezeigt bekommen und die dann auch automatisch „ausgewertet“ werden können. Oder es gibt Möglichkeiten, beispielsweise für ein Brainstorming, den geteilten Bildschirm als eine Art Pinnwand zu nutzen, auf der alle Teilnehmenden etwas schreiben oder zeichnen können. Diese Tools sind zum Gestalten einer online Veranstaltung zwar sehr verlockend, aber was die Zugänglichkeit für alle Teilnehmenden betrifft mit Vorsicht zu genießen. Mehr dazu später.

Was bei Videokonferenzen auch öfters vorkommt, ist, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird. Das kann sehr hilfreich sein, weil Sie dadurch die Möglichkeit bekommen, sich das Ganze hinterher noch einmal anzuhören. Auch als Teilnehmende:r steht Ihnen diese Funktion manchmal zur Verfügung. Allerdings kann sie nur genutzt werden, wenn der:die Organisator:in Ihnen die Berechtigung erteilt.

Hätt‘ ich das nur vorher gewusst

Was können Sie nun tun, um sich bestmöglich auf ein Online-Meeting vorzubereiten, aufgelegte Fettnäpfchen zu vermeiden und – wenn Ihnen das wichtig ist – einen möglichst professionellen Eindruck zu machen?

Sehr hilfreich ist es, wenn Sie sich mit der Plattform, die für das jeweilige Meeting genutzt wird, schon im Vorfeld vertraut machen. Die Anbieter der gängigen Anwendungen haben auf ihren Webseiten umfangreiche Informationen, die Sie dabei unterstützen können. Sogar ein Testmeeting, in dem Sie die Umgebung kennenlernen können, wird manchmal angeboten. Ein Teil dieser Vorbereitung könnte sein, dass Sie sich aus der Liste mit Tastaturkürzeln die für Sie wichtigsten herausschreiben, damit Sie sie dann bei der Hand haben. Besonders aufmerksame Organisator:innen stellen eine solche Liste sogar ungefragt zur Verfügung. Wenn nicht, könnten Sie aber auch aktiv im Vorfeld darum bitten.

Wenn Sie Ihre Kamera während des Meetings einschalten wollen oder müssen, sollten Sie darauf achten, dass die anderen Teilnehmenden nichts zu sehen bekommen, das sie nicht sehen sollen. Was genau das für Sie ist, entscheiden Sie selbstverständlich selbst. Denken Sie aber jedenfalls daran, dass nicht nur Sie selbst zu sehen sind, sondern auch ein gewisser Bereich hinter Ihnen bzw. rund um Sie herum. Es mag sein, dass es Sie nicht stört, wenn Ihre Zimmergestaltung darauf schließen lässt, dass Sie dem kreativen Chaos nicht abgeneigt sind. Dennoch sind Sie möglicherweise weniger als Ihr potenzielles Publikum daran interessiert, dass selbiges allzu tiefe Einblicke in die Galerie mit Ihren Familienfotos vom letzten Urlaub am FKK-Strand erhält oder sich in Ihren schönsten Liebesbrief einliest, den Sie sich zur Erinnerung im Großformat an die Pinnwand geheftet haben. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, sind sogenannte virtuelle Hintergründe. Mit dieser Funktion können Sie ein beliebiges Bild als Hintergrund einstellen, vor dem Sie zu sehen sind. Oder Sie können einen Filter einschalten, der alles hinter Ihnen stark verschwommen erscheinen lässt. Diese Funktion ist aber nicht immer und auf allen Geräten verfügbar. Auch, wenn Sie die virtuellen Hintergründe bzw. Filter nicht aktiv nutzen wollen, kann es nicht schaden, sich im Vorfeld mit dieser Funktion und den möglichen Einstellungen auseinanderzusetzen. So können Sie nämlich auch überprüfen, ob Sie nicht ungewollt etwas eingestellt haben, das sie in einem schlechten Licht erscheinen lässt.

Apropos Licht: Auch die Beleuchtung ist bei einer Videokonferenz nicht unwesentlich. Natürlich hat nicht jede:r zu Hause ein professionelles Studio oder auch nur annähernd die Möglichkeit, sich optimal auszuleuchten. Eines können Sie aber auf jeden Fall machen: Achten Sie darauf, dass die Kamera kein Gegenlicht hat. Setzen Sie sich also nicht mit dem Rücken zu einem Fenster oder einer Lampe, die in Ihre Richtung leuchtet. Und sorgen Sie auch, wenn es Ihnen selbst egal ist, dafür, dass Sie nicht komplett im Dunklen sitzen.

Wenn Sie Ihren Platz, von dem aus Sie an dem Meeting teilnehmen, einmal sorgfältig ausgewählt und alle Peinlichkeiten und vertraulichen Informationen in dessen Umgebung aus dem Weg geräumt haben, ist es noch wichtig, dass Sie sich selbst so vor der Kamera positionieren, dass Ihr Gesicht gut zu sehen ist. Das ist leichter gesagt als getan, wenn Sie Ihr Bild vielleicht selbst nicht gut sehen können. Wenn Sie viel Zeit zum Vorbereiten haben, könnten Sie gemeinsam mit einer sehenden Person versuchen, eine Position für das Gerät mit der Kamera und sich selbst zu finden, bei der Sie gut im Bild sind. Ansonsten können Sie aber auch einfach andere Teilnehmende direkt im Meeting bitten, Sie so anzuleiten, dass die Ausrichtung passt.

Sollten Sie in die Verlegenheit kommen, Ihren eigenen Bildschirm zu teilen, achten Sie auch hier darauf, dass nur Dinge zu sehen sind, die die anderen auch etwas angehen. Dafür schließen Sie sicherheitshalber auf jeden Fall alle Ordner, Dateien und Programme, die Sie während des Meetings nicht brauchen. Meist können Sie aber beim Teilen des Bildschirms auch auswählen, was genau gezeigt werden soll. Am besten ist es auch hier, wenn Sie im Vorfeld ein bisschen üben.

Einen Hinweis haben wir noch speziell für die Screenreader-Nutzer:innen unter Ihnen: Informieren Sie sich im Vorfeld, wie Sie einstellen, dass Ihr Screenreader für die anderen Teilnehmenden nicht hörbar ist. Damit Sie selbst eine bessere Trennung zwischen dem Sprechen der Teilnehmenden und der Ausgabe des Screenreaders haben, empfiehlt es sich, ein Headset zu nutzen.

Ganz allgemein können Sie zur optimalen Vorbereitung auf die Veranstaltung im Vorfeld bestimmte Punkte erfragen, damit Sie direkt im Meeting verlässlich sicher und selbstbewusst agieren können. Im Idealfall denkt aber bereits der:die Organisator:in daran, solche Informationen von Haus aus zur Verfügung zu stellen. Tut er oder sie das nicht, tun Sie sich keinen Zwang an und fragen Sie nach – im besten Fall lernen auch andere daraus und machen es beim nächsten Mal besser!

Goldene Regeln der Gastfreundschaft

Dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist, ist ja in allererster Linie im Interesse des Gastgebers oder der Gastgeberin. Dafür ist es wichtig, bei der Planung und Gestaltung darauf zu achten, dass auch für blinde und sehbehinderte Personen die Teilnahme gut möglich ist – und zwar nicht nur, wenn man eine Vorstandssitzung des Blindenverbands veranstaltet, sondern immer.

Bereits vor der Sitzung ist es sinnvoll, eine Kontaktmöglichkeit für Fragen und die Klärung von technischen Problemen explizit anzubieten. Im Idealfall wird die Videokonferenz bereits zirka eine halbe Stunde vor dem eigentlichen Start geöffnet und es steht eine Person zur Verfügung, die bei technischen Problemen helfen kann. Dazu gehört auch das Angebot, die Teilnehmenden bei Bedarf beim Ausrichten der Kamera zu unterstützen. All das sollte in der Einladung angekündigt werden, damit alle über das Angebot informiert sind. Dass Unterlagen, die zur Vorbereitung auf die Veranstaltung ausgesendet werden, barrierefrei sein müssen, versteht sich von selbst.

Ein paar einleitende organisatorische Worte bieten sich zu Beginn der Veranstaltung und helfen allen Teilnehmenden, sich von Anfang an wohlzufühlen. Dabei kann zum Beispiel ein Überblick darüber gegeben werden, welche Funktionen zur Verfügung stehen und ob bzw. wie sie in dem Meeting genutzt werden. Sollen die Kameras ein- oder ausgeschaltet werden? Soll man für Wortmeldungen die Hand heben oder einfach sprechen? Wird der Chat gelesen und wofür soll er verwendet werden? Wird am Bildschirm etwas geteilt? Auch ein Überblick über die wichtigsten Tastaturkürzel kann an dieser Stelle ausgezeichnet untergebracht werden (Audio und Video ein- und ausschalten, Hand heben).

Während der Veranstaltung – ob physisch oder virtuell – ist es wichtig, alles, was in erster Linie nur sichtbar ist, auch zu verbalisieren. Das lässt sich auf natürliche Weise einbauen und hilft allen Teilnehmenden, sich gut zu orientieren. Sätze wie „Und für unsere blinden Kollegen sage ich jetzt dies und jenes.“ sind also absolut entbehrlich. Eine kurze Vorstellungsrunde am Anfang gehört – in diesem Fall buchstäblich – zum guten Ton. Sie gibt allen einen Überblick, wer denn eigentlich aller mithört und an wen man sich beispielsweise auch konkret wenden könnte. Wenn Sie befürchten, dass eine Vorstellungsrunde zu viel Zeit in Anspruch nehmen könnte, kann alternativ auch die Liste der Anwesenden zu Beginn kurz vorgelesen werden. Bei Diskussionen nicht durcheinander zu sprechen ist prinzipiell sehr wichtig, damit alle gut folgen können. Hier ist eine Moderation sinnvoll. Wenn der:die Moderator:in den Personen jeweils mit Namen das Wort erteilt, ist auch für alle immer klar, wer gerade spricht. Gerade online ist es zwar auch möglich, sich den Namen des Sprechers oder der Sprecherin anzeigen bzw. ansagen zu lassen, aber es ist keinesfalls ein Fehler, ihn auch selbst zu nennen.

Wird eine Präsentation geteilt, müssen unbedingt alle relevanten Inhalte auch verbalisiert werden. Das gilt auch, wenn am geteilten Bildschirm etwas mitgeschrieben wird. Werden interaktive Tools eingesetzt, sollte zunächst einmal gut überlegt werden, ob sie auch für alle potenziellen Teilnehmenden zugänglich sind. Sind Sie sich nicht sicher, überlegen Sie sich lieber eine alternative Umsetzung. Sie müssen zum Beispiel eine Umfrage nicht unbedingt mit einem Abstimmungstool machen, sondern können in vielen Fällen auch einfach die „Handheben“-Funktion nutzen. Anstatt Teilnehmende selbst etwas auf einer virtuellen Pinnwand eintragen zu lassen, können Sie die Ideen auch per Zuruf sammeln, selbst am Bildschirm notieren und anschließend für alle verbal zusammenfassen. Auch, wenn Sie bei einem Tool grundsätzlich sicher sind, dass es barrierefrei nutzbar ist, passen Sie auf, dass Sie es auch richtig einsetzen. Bedenken Sie beispielsweise, dass man nicht gleichzeitig dem Screenreader zuhören und sprechenden Teilnehmer:innen oder dem Vortrag folgen kann. Es sollte also beim Einsatz eines Umfragetools während der Zeit, in der die Teilnehmenden die Frage lesen und beantworten, nicht weitergesprochen werden.

Kontakt

Haben Sie Fragen oder würden Sie gerne Ihre Erfahrungen teilen? Sie erreichen Doris Ossberger unter barrierefrei@blindenverband.at